Questo articolo e’ frutto delle mie ricerche per migliorare la gestione del tempo e l’organizzazione in casa, come mamma e lavoratrice autonoma. Chiariamo pure che ho ancora tanta strada da fare in termini di organizzazione e che la strada e’ in salita, anche perché il mio piccolo ha ora 4 mesi e so che appena inizierà a gattonare si porranno tutta una serie di problemi che oggi non devo affrontare.
Queste comunque sono alcune delle idee che ho trovato più facili da implementare nella mia organizzazione e che penso anche mi abbiano aiutato di più finora.
1. La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro mi ha aiutato decisamente nella gestione del tempo, soprattutto perché mi ha aiutato a cambiare il modo in cui percepisco il tempo.
Credo che questa tecnica sia citata da tutti coloro che si occupano di produttività , gestione del tempo e miglioramento della performance. E’ stata inventata da un italiano, Francesco Cirillo, coach per la produttività e autore del libro *La Tecnica del Pomodoro, con l’obiettivo di migliorare la concentrazione e eliminare le distrazioni.
La Tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo che utilizza un timer da cucina (il “pomodoro†appunto) per suddividere il tempo in intervalli di lavoro e riposo. Questi intervalli sono appunto chiamati “pomodori”, dalla forma dei timer da cucina a pomodoro. I “pomodori” sono separati da brevi pause di 5 minuti. Per mettere in atto questa tecnica, sono necessari alcuni passi elencati nel video sotto tra cui la stima e la valutazione del tempo che impieghiamo per eseguire una certa attività .
Oltre che allo studio e al lavoro, la Tecnica del Pomodoro può applicarsi ad altre attività come ad esempio le faccende domestiche. Posso immaginare che per qualcuno la cosa sia ridicola, ma per me provare è stato utile.
Ad esempio, ho realizzato che, anche se mi pare sia un’eternità , per svuotare la lavastoviglie impiego in realtà solo 10 minuti. Questa realizzazione mi aiuta il più delle volte a non procrastinare.
Conseguentemente ho anche cambiato il modo in cui valuto i tempi morti, anche se si tratta solo di 5 minuti di tempo. Una volta se avevo 5 minuti di tempo tra un’attività e l’altra li sprecavo senza far niente. Oggi cerco di sfruttare quei 5 minuti per portare avanti un’attività o completarla se possibile.
2. Pianificazione a blocchi
Un altro metodo che ho trovato particolarmente utile per la gestione del tempo e’ il metodo della pianificazione a blocchi (“Time Blocking Method†in inglese).
Semplificando la pianificazione a blocchi consiste nel bloccare del tempo nel calendario e associarlo a delle macro attività . Ogni slot di tempo può poi essere declinato nel dettaglio, specificando le micro attività da svolgere, ad esempio se lavorate ad un blog possono essere creazione calendario editoriale, creazione di contenuti, fotografia etc. Si può fare su un’agenda cartacea oppure in digitale. Google Calendar si presta benissimo a questo tipo di programmazione.
Nella pratica, l’organizzazione a blocchi funziona creando diversi calendari associati a colori diversi, ad esempio lavora, palestra ma anche cose che abitualmente non si pianificano come il tempo per se stessi, il tempo per la famiglia, il tempo per le cose che rimandiamo sempre (che chiamo “get things doneâ€).
Una volta che la giornata è divisa in blocchi di tempo diversi andremo se necessario ad aggiungere ad ogni blocco le attività che dobbiamo svolgere durante quello slot di tempo.
L’obiettivo dell’organizzazione a blocchi e’ quello non solo di migliorare la produttività , ma anche di avere una rappresentazione visiva di come spendiamo il nostro tempo. Allo stesso tempo pero’ questo tipo di pianificazione ha un difetto, cioè non prevede spazi liberi nel calendario. La pianificazione a blocchi del calendario aiuta nella gestione del tempo, ma se si riempie tutto il calendario e’ opprimente e anche poco realistica perché non tiene conto degli imprevisti.
Questo metodo di gestione del tempo quindi funziona meglio se si opta per una “pianificazione flessibileâ€. Il suggerimento viene da Alice di Alice’s Lifestyle, che ha un canale YouTube dove ha pubblicato vari video sulla gestione del tempo.
Per questo motivo ad esempio quando pianifico il calendario della settimana uso i blocchi solo per le attività che per me sono fondamentali e lascio dello spazio libero nel resto della giornata.
Ad esempio al mattino prima di iniziare il lavoro, dopo che ho accompagnato mia figlia a scuola riservo sempre del tempo libero. Questo ha due vantaggi:
- So che ho un margine di tempo per eventuali imprevisti e mi stresso meno;
- So che ho delle ore bloccate per il lavoro che devo fare quel giorno che invece sono inviolabili.
3. To do list
I pareri sulle “to do list†sono discordanti. Per alcuni sono inutili. Per me compilare una lista di cose da fare almeno nel breve periodo funziona ancora, perché mi toglie lo stress di dover ricordare tutto quello che devo fare. To do list pero’ non significa un elenco lungo e disordinato. Una to do list azionabile dovrebbe trovare riscontro nella pianificazione a blocchi.
Se ho ad esempio dei task amministrativi che devo portare a termine entro una certa data, a meno che non ci sia qualcosa di urgente, li raggruppo e riservo del tempo nel calendario per portarli a termine.
Un altro consiglio utile e’ quello di creare un elenco di cose da fare in base alle priorità . In particolare fare come prima cosa nella giornata la cosa che ci risulta più difficile. In questo modo non solo eviteremo di procrastinare, ma anche ci toglieremo anche il peso per cosi dire.
4. Minimalismo digitale
Il minimalismo digitale e’ un argomento molto ampio che merita un approfondimento a parte, ma voglio parlare qui di un paio di strategie veloci che ho adottato per eliminare un po’ di distrazioni e migliorare nella gestione del tempo.
- Riorganizzazione della casella di posta elettronica (uso Gmail e mi riferisco qui alla posta personale). Ad oggi non ho troppi filtri (solo uno per la scuola di mia figlia che mi manda email da 10 indirizzi diversi). Quello che faccio e’ archiviare email a tutto a spiano. Tutto ciò che non merita attenzione immediata, ma allo stesso tempo non voglio eliminare viene archiviato, al massimo flaggato con una stellina. Tutte le email che invece richiedono risposta o azione rimangono nella inbox.
- Eliminare notifiche. Ho eliminato tutte le notifiche dal cellulare. Ogni tanto ne spunta fuori qualcuna, ma non ho pietà e le elimino.
- Usare Whatsapp sul computer. Whatsapp e’ l’unica app che ancora e’ autorizzata a mandarmi notifiche. Per evitare pero’ di passare continuamente da computer a cellulare ho installato l’app di whatsapp sul computer, dove non ricevo notifiche. Inoltre sul computer sono anche molto più veloce a scrivere.
- Monitorare il tempo che si passa sui social media e darsi un limite ragionevole. Molti di noi passano molto più tempo su Instagram o Facebook di quanto non sarebbe pronto ad ammettere. Monitorare il tempo che si spende sui social media tramite la funzione del telefono o un app specifica, aiuta a renderci davvero conto di quanto tempo spendiamo sul telefono e come. Solo in questo modo possiamo darci l’obiettivo di ridurre il tempo dedicato ai social e trovare il modo di impiegarlo diversamente.
5. Pianificazione menu, meal prep e Instant Pot
L’ultimo punto riguarda l’organizzazione dei pasti. Per migliorare la gestione del tempo, dedicare un paio di ore alla settimana alla pianificazione del menu e al meal prep, mi sta aiutando non solo a migliorare la qualità della routine serale, ma anche a ridurre gli sprechi di cibo che per me e’ una cosa molto importante nell’ottica di vivere in modo più sostenibile e “zero wasteâ€.
Siccome ad oggi pero’ non tutte le settimane riesco a organizzarmi in questo modo, uso la Instant Pot. Si tratta di una pentola a pressione elettrica che non solo dimezza i tempi di preparazione dei piatti, ma può essere lasciata lavorare in autonomia una volta che abbiamo preparato la basi di una ricetta. Per me il vantaggio e’ stato quello di essere in grado di preparare cene sane e poter stare con mia figlia.
Per approfondire leggi anche: Come la Instant Pot ti cambia la vita Instant Pot: come funziona e altre domande frequenti
Ricapitolando le cose che mi hanno aiutato finora a migliorare la gestione del tempo sono:
- Imparare a stimare e pianificare quanto tempo si impiega per completare una certa attività ;
- Organizzare il calendario a blocchi, Essere flessibili e darsi degli obiettivi realistici
- Prioritizzare le cose da fare della giornata
- Eliminare le distrazioni che vengono dal telefono
- Pianificare i pasti e concentrare la preparazione dei pasti con il meal prep. Usare la Instant Pot come salvavita quando non riesco pianificare il menù e a cucinare durante il weekend.
Ovviamente ogni persona e’ diversa, questo e’ quello che funziona per me, ma magari può aiutare anche qualcuno di voi.
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